Datenschutz und -Sicherheit

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Sind wie ein Pfirsich.
Aussen weich, mit einem grossen harten Kern.

E-Mails während der Abwesenheit richtig behandeln

Sehr häufig fragen uns Kunden, wie man im Falle einer Abwesenheit am besten mit ankommenden E-Mails umgehen sollte: Einfach gar nichts tun? Automatisch zum Vertreter weiterleiten? Im folgenden finden Sie unseren Vorschlag für einen praktikablen und datenschutzrechtlich sauberen Umgang mit E-Mails.

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Soll ich meinem Vertreter mein Passwort geben?

Sicherlich ist dies eine der denkbar schlechtesten Lösungen. Es gibt viele Gründe, einen personenabhängigen Zugang zu Daten mittels Passwort zu schützen. Egal welche Gründe bei Ihnen dazu geführt haben, es kann sicherlich nicht im Sinne des Erfinders sein, den Passwortschutz so einfach zu hintergehen.

Ich ignoriere eintreffende E-Mails?

Gerade im geschäftlichen Bereich wird heute in vielen Bereichen per E-Mail kommuniziert. Der Absender einer E-Mail geht dabei in der Regel davon aus, dass seine E-Mail schnell gelesen und bearbeitet wird. Darauf möchte er sich verlassen können.

Sollten Sie also einmal Ihre Mails nicht beantworten können, ist es sicherlich sinnvoll, automatisiert auf eingehende E-Mails zu reagieren. Richten Sie sich einen Abwesenheitsassistenten ein.

Wer kann einen Abwesenheitsassistenten einrichten?

Mittlerweile gehört es zum Stand der Technik, dass man direkt in seinem E-Mail-Programm einfach und schnell einen Abwesenheitsassisenten einrichten kann. Sollte dies bei Ihnen nicht der Fall sein, so können Sie dies in den meisten Fällen direkt bei Ihrem Provider meistens über dessen Internetseite erledigen. Sollten Sie also eine längere Abwesenheit planen, denken Sie im Vorfeld an diese Möglichkeit.

Sollten Sie ungeplant fehlen, zum Beispiel im Falle einer plötzlichen Krankheit, dann sollte Ihr Administrator in der Lage sein, einen entsprechenden Abwesenheitsassistenten einzurichten.

Wie sollte der Abwesenheitsassistent eingestellt werden?

Generell gibt es hier unterschiedliche Vorgehensweisen. Jede für sich hat ihre Vor- und Nachteile. Häufig werden E-Mails einfach automatisch an einen Vertreter weitergeleitet. Dabei wird der Absender entweder noch über diese Weiterleitung informiert oder aber auch nicht.

Wir halten dieses Vorgehen für wenig praktikabel. Zum einen können so eventuell vertrauliche Informationen schnell in die falschen Hände geraten und zum anderen entzieht man damit dem Absender die Kontrolle über seine E-Mail.

Wir raten stattdessen lediglich eine automatisierte Antwort an den Absender zu senden, die ihn davon in Kenntnis setzt, dass man seine E-Mail erst verspätet bearbeiten kann. Optional kann man auch noch einen alternativen Kontakt für dringende Fälle benennen. Damit behält der Absender die Kontolle und kann selbst entscheiden, ob und welche Informationen er an andere versenden will.

Wir schlagen einen Text wie folgt vor:

Hallo,

ich bin derzeit nicht im Büro und kann Ihre E-Mail-Anfrage erst ab dem 31.08.2015 bearbeiten. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegen per E-Mail über info@pietsch-it.de oder per Telefon über 05683-92344-0.

Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail aus Datenschutzgründen nicht automatisch an eine Vertretung weitergeleitet wird. Mein E-Mail-Postfach ist ausschließlich von mir einsehbar.

Mit freundlichen Grüßen

Stefan Pietsch

Personenunabhängige E-Mail-Adressen verwenden!

Generell sollten Sie darüber nachdenken, Ihren E-Mail-Partnern personenunabhängige E-Mail-Adressen (beispielsweise info@pietsch-it.de oder technik@multichart.de) anzubieten. Hier kann dann der Absender einer E-Mail in der Regel davon ausgehen, dass mehrere Personen das Postfach einsehen und damit zeitnah und auch im Falle von Urlaub oder Krankheit einzelner Mitarbeiter bearbeiten können.

Mehr zum Thema finden Sie auch hier: Darf der Arbeitgeber E-Mails der Mitarbeiter lesen?


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